¿Qué es un plan de comunicación? Aprende cómo debes hacerlo

Comunicación
18 de febrero, 2021 Comunicación

Desde la versión más primitiva del homo sapiens, los seres humanos nos hemos caracterizado por ser una especie comunicativa por naturaleza. Existen una infinidad de ejemplos a los cuales podríamos hacer referencia, pues la realidad es que la comunicación está en todos lados. ¡No podemos vivir sin ella!

Y por supuesto, eso también se traslada al mundo organizacional y de los negocios donde la transmisión de ideas se hace mucho más crítica. De esa forma, la comunicación se ha especializado incluso aún más subdividiéndose en planes de comunicación, tanto externos como internos.

Por todo lo anterior, es importante saber qué es un plan de comunicación. Simplemente, es una unión de todas las estrategias comunicativas que se utilizarán, con el objetivo de transmitir a un público objetivo los valores, así como los beneficios, de la organización, o de una campaña comercial.

Es necesario resaltar que cada una de las decisiones en materia comunicativa debe ser sistemática y corresponder al plan. Para que eso sea posible, es conveniente emitir por escrito el plan de comunicación y hacerlo del conocimiento de todos los miembros de la empresa.

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¿Cuáles son los objetivos de un plan de comunicación?

En líneas generales, los objetivos de un plan de comunicación son los siguientes:

  • Mejorar la identidad de la marca: Si existe algo que afecta la identidad de una marca es la improvisación constante. Es por eso que, a través de un plan de comunicación, podrás determinar cada uno de tus pasos tanto a corto como a largo plazo. Siempre dentro de la misma estrategia centrada en el logro de una meta específica. ¡Dale una personalidad a tu empresa!
  • Delimitar la estrategia de la empresa: Muchos elaboran planes de comunicación para sentir la obligación de cumplirlos. Gracias a este documento, se genera una sensación de compromiso con tus propios objetivos organizacionales, pero también con tu audiencia. Es la mejor forma de hacer crecer un negocio, pues todos los esfuerzos, tanto externos como internos, se orientarán a las mismas metas.
  • Cubrir todos los segmentos posibles: Después de todo, el plan de comunicación debe estar pensado para captar y fidelizar al público. Es por ello que, al momento de acometer la correspondiente planificación, debes contemplar todos los posibles segmentos que debes atender. Ya sea por características geográficas, demográficas o de acuerdo a los intereses de tu audiencia. Esa decisión queda de tu parte. ¡Incluso puedes hacer varios planes de comunicación para cada uno de ellos!
  • Obtener mayor visibilidad: La creatividad y la innovación son dos factores claves cuando quieres dirigirte a tu público. Si las incorporas dentro de tu plan de comunicación tendrás grandes posibilidades de diferenciarte del resto y por tanto obtener mayor visibilidad. Recuerda que la comunicación es la principal herramienta de toda empresa. ¡Sácale el máximo provecho posible!

Importancia de un plan de comunicación

Como ya habrás podido notar, es necesario que dentro de tu empresa existan protocolos de comunicación bien definidos, para así garantizar que los procesos, tanto internos como externos, se lleven a cabo de la mejor forma posible.

¡Pero eso no es todo! La importancia de un plan de comunicación se sustenta en los beneficios que te citamos a continuación.

 

Beneficios de un plan de comunicación

  • Te permite alinear la secuencia de objetivos que debes cumplir para alcanzar el éxito organizacional. Tan solo te restará abordar tu plan de comunicación de acuerdo a lo estipulado.
  • Gracias a tu plan de comunicación, podrás establecer tanto las líneas jerárquicas de mando como las divisiones estratégicas que tu empresa necesita. Se trata de asignar un responsable a cada fase del proceso.
  • Por medio de un plan de comunicación serás más reconocible para el público así que, si quieres vender, es necesario planificar cómo te diriges a las personas.

 

Planes de comunicación que existen

En este punto debes saber diferenciar las necesidades comunicacionales que tu emprendimiento pueda tener de acuerdo a su etapa de desarrollo. Como ya te hemos comentado, la importancia de un plan de comunicación radica en la premisa de hacer frente a un evento o estímulo del mercado.

Para que eso sea posible, debes entablar dos fases diferenciadas de tu plan de comunicación que deben combinar de forma perfecta. Estamos hablando de la comunicación interna, así como la externa. A continuación, te contamos a detalle de qué va cada una de ella.

1. Plan de comunicación interno

Uno de los principios universales del mundo de los negocios es que no podrás impactar al mundo si no eres capaz de llevar tu propia empresa a una nueva dimensión.

Todo cambio inicia desde dentro. ¡Por eso necesitas un plan de comunicación interno!

El plan de comunicación interno es aquel que contempla los protocolos que deberán respetar todos los miembros de tu empresa. Con ello se garantiza que la transmisión de conocimientos, así como, la impartición de instrucciones, sea efectiva.

En caso de que no le prestes la suficiente atención a este apartado, es posible que fracases a pesar de tener una buena idea de negocios o una excelente campaña comercial.

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Además de eso, tu plan de comunicación interna hace posible que todas las personas que forman parte de tu empresa estén implicadas. Todos conocerán sus responsabilidades y se esforzará al máximo por cumplirlas pues sabrán a ciencia cierta lo que deben hacer.

Una vez que todas las comunicaciones internas estén claras podrás dirigirte al público exterior. Y es que ese, es uno de los errores que cometen muchos; Algunos directivos se desesperan en su búsqueda por hacer que sus marcas sean reconocidas y fallan desde la propia concepción de sus procesos. ¡No seas tú uno de esos!

Algunas herramientas que te podrán ayudar con esto, son las redes sociales corporativas o los servicios de correo electrónico a nivel interno.

 

2. Plan de comunicación externo

Como contrapartida, el plan de comunicación externa es lo que tanto has estado buscando. Es la herramienta que te permitirá ser reconocido ante tu público objetivo.

Sin embargo, debes ser cuidadoso pues un paso en falso puede arrojar efectos contraproducentes.

Así que, asegúrate de medir todo al detalle y plasmarlo en tu plan de comunicación externa. Puedes recurrir a medios digitales como redes sociales, correo electrónico e incluso servicios de mensajería instantánea.

Y es que, ¿quién no se emociona por dar a conocer su marca ante posibles compradores? Pero eso no es todo… La comunicación externa también incluye tus interacciones con proveedores, inversores o cualquier otro actor que sea importante para el crecimiento de tu empresa.

Para cada uno de esos casos deberás tomar mecanismos de acción diferente. Lo mejor es que te tomes el tiempo suficiente para planificar tus procesos de comunicación y así tener una hoja de ruta para cada caso.

Cuando se trate de comunicaciones corporativas, lo más recomendable es optar por métodos presenciales. En función del tamaño de tu empresa o la importancia de cada uno de los emprendimientos que desarrollen, puedes recurrir a notas de prensa o entrevistas. ¡Todo lo que consideres necesario para hacerte notar!

Otro tip que debes tener en cuenta, es contratar a un especialista en esto de los planes de comunicación. Alguien que tenga dominio en la materia y sea capaz de transmitir lo que tu empresa quiere comunicar. Es mejor no dejar nada al azar.

 

¿Cómo elaborar un plan de comunicación?

Para poder tener éxito, es necesario que el plan de acción para mejorar la comunicación en tu empresa contemple los siguientes pasos:

  1. Análisis interno: Una buena estrategia es realizar un estudio DAFO (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) para conocer hacia donde tienen que apuntar tus comunicaciones. Debes darle mayor énfasis a esos puntos en que tu negocio destaca.
  2. Determina tus objetivos: Va de la mano con el punto anterior. Transforma los resultados del análisis DAFO en objetivos reales y medibles.
  3. Identifica a quien te diriges: Separa a tu público por segmentos y asegúrate de adaptar tus objetivos para cada uno de ellos.
  4. Prepara tu mensaje: Saca a relucir tu capacidad creativa para entablar mensajes efectivos que transmitan lo que quieres comunicar pero intentando ser novedoso.
  5. Diferencia las comunicaciones internas y externas: Tal como te comentamos antes, debes preparar tu plan de comunicación interna de modo tal que favorezca tus objetivos externos.
  6. Comunicación en crisis: No todo será color de rosas… Asegúrate de preparar posibles escenarios de acción para hacer frente a cualquier problema. ¡Ponte un poco paranoico/a!
  7. Feedback: Como en todo plan deberás pararte a revisar su funcionamiento. ¿Tus comunicaciones están siendo efectivas? Ajusta lo que debas mejorar.

¡Ahora tienes sabes todo lo necesario para armar el plan de comunicación de tu negocio!

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Por último, nos gustaría que nos dejaras tu aporte sobre este tema en la caja de comentarios así que cuéntanos: ¿Cómo crees que los planes de comunicación pueden mejorar los resultados de tu emprendimiento o marca personal? ¡Estaremos encantados de leer tus respuestas!

Optimizamos al máximo tu estrategia para cumplir el objetivo del plan de comunicación

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